26/05/2015
Nou servei: el pla de prevenció penal de les empreses
D’acord amb la nova legislació del Codi Penal, per eximir les persones jurídiques de la responsabilitat penal pels delictes comesos per les persones encarregades de la presa de decisions i gestió de la societat, o pels seus representants legals, o pels empleats subordinats als primers, és imprescindible disposar prèviament a la seva comissió d’un “”model d’organització i gestió”” que inclogui mesures de vigilància i control idònies per prevenir delictes de la mateixa naturalesa que el que s’hagi produït.
Aquest model és el que s’ha denominat “”Compliance program”” o “”Pla de prevenció penal””, un sistema d’autoregulació de què es dota una societat que adquireix el compromís de tractar d’impedir que en el seu nom i benefici es realitzin actes delictius. La Llei no defineix exactament quina forma ha d’adoptar el pla però sí quins objectius ha de complir perquè efectivament expressi el compromís inequívoc de prevenció.
El “”compliance officer””
L’Article 31 bis 2.2a del Codi Penal disposa: “”La supervisió del funcionament i del compliment del model de prevenció implantat ha estat confiada a un òrgan de la persona jurídica amb poders autònoms d’iniciativa i de control, o que tingui encomanada legalment la funció de supervisar l’eficàcia dels controls interns de la persona jurídica””.
La llei obliga que existeixi aquesta figura encarregada de vetllar pel compliment del pla. La idea és que sigui una persona o òrgan independent, autònom respecte a l’administració de l’empresa, ja que l’òrgan d’administració també ha de ser controlat. Tan sols en el cas d’empreses de petites dimensions, que són aquelles autoritzades a presentar un compte de pèrdues i guanys abreujat, aquesta funció la pot exercir el mateix òrgan d’administració.
Per tant, la primera decisió que ha de prendre la societat és si vol un “”compliance officer”” intern o extern. Des del Departament Jurídic de PIMEC posem a la teva disposició aquest servei.
Per a la implantació del model es distingiran quatre fases que cronològicament serien les següents:
FASE 1. Detecció dels riscos
En primer lloc cal detectar els delictes de la llista tancada del Codi Penal que es poden arribar a produir, és a dir, les casuístiques que entrarien en cada un dels tipus, amb quina probabilitat es poden produir i quines mesures es poden adoptar per intentar evitar-les.
Per a això és imprescindible visitar l’empresa i analitzar, des de la perspectiva de cada delicte, les activitats socials, com es duen a terme, i quines situacions fàctiques poden entrar en algun dels tipus, sempre tenint present que, en el cas de gestors i representants legals dels delictes, han de ser comesos en nom o per compte de la societat i en el seu benefici directe o indirecte, i, en el cas dels seus subordinats, en l’exercici d’activitats socials i també en benefici directe o indirecte de la societat.
Perquè quedin delimitats formalment els riscos que abordarà el pla i la solució preventiva prevista, s’elaborarà una fitxa per a cada delicte que inclourà:
El tipus (nombre d’article i text).
La llista de casuístiques que podrien entrar-hi per a cada empresa concreta.
El grau de probabilitat alta, mitjana o baixa que succeeixin aquests fets, de manera que es dediquin més recursos o més esforç al seu control.
Quina mesura preventiva s’ha d’adoptar en cada cas per tractar de prevenir el delicte.
El temps de durada d’aquesta fase dependrà de la complexitat i dimensions de l’empresa.
FASE 2. Redacció del pla de prevenció
Consistirà en l’elaboració d’un document o manual que reculli les mesures de prevenció a adoptar obtingudes en la fase 1 i adaptades a l’organització i activitats de l’empresa. Així mateix recollirà la figura del “”compliance officer””, les seves funcions, el funcionament de la cadena de denúncies, el sistema de sancions i el sistema de verificació periòdica i readaptació del pla quan sigui necessari.
Serà un document pràctic en el sentit que la seva lectura sigui fàcil per a tothom, és a dir, que no permeti defensar l’argument que la informació no era accessible a les persones implicades.
El document inclourà els següents capítols:
1. Les fitxes dels delictes elaborades en la primera fase.
2. Les obligacions i precaucions que ha de prendre cada persona concreta en la realització de les seves activitats socials que resultin necessàries per evitar els delictes.
3. Definició de l’òrgan de control del pla, si és intern o extern. En el primer cas s’indicarà quina persona o persones de la societat exerciran aquesta funció, així com l’òrgan de control que porti a terme la funció de vigilància en relació al fet que s’estan seguint les normes preventives adoptades, com controlarà que el personal implicat i el que s’incorpori a la societat reben la formació preventiva, que essencialment consistirà a verificar que coneixen el pla; i, finalment, com atendrà les denúncies rebudes i l’aplicació de les sancions previstes.
4. El model de formació del personal i qui la durà a terme.
5. El disseny de la cadena de denúncies que permeti complir la prescripció de la Llei que obliga a informar de possibles riscos i incompliments a l’òrgan supervisor (31.bis.5.4t CP). Aquest canal pot ser també extern a la societat. En qualsevol cas aquest òrgan implementarà els mitjans necessaris perquè ningú pugui al·legar la falta d’un mecanisme per poder fer-ho amb garantia de confidencialitat. En definitiva, com es comunicaran els fets dels quals es tingui notícia, a qui, i com s’ha d’acreditar que s’han comès.
6. El sistema de sancions previst per al cas d’incompliment de les obligacions que assenyali el pla (31.bis.5.5è CP).
7. El sistema per verificació periòdica que permeti readaptar el pla en funció de les infraccions que es produeixin o dels canvis en l’organització i activitats de la societat. (31.bis.5.6è CP).
FASE 3. Implantació
Un cop redactat el pla i decidida la figura del “”compliance officer””, s’hauran d’implementar les previsions redactades. Serà necessari:
Donar a conèixer el contingut del pla, procurant l’accés al document i realitzant la formació del personal.
Realitzar els canvis que siguin necessaris en els procediments de l’activitat social que permetin el compliment de les directrius de prevenció que estableix el pla.
Implantació de la cadena de denúncies.
FASE 4: Revisió periòdica del pla
Un altre requisit que imposa la Llei és la “”verificació periòdica del model i la seva eventual modificació quan es posin de manifest infraccions rellevants de les disposicions, o quan es produeixin canvis en l’organització, en l’estructura de control o en l’activitat desenvolupada que els facin necessaris”” (31.bis.5.6è CP).
Això vol dir que, en cas que es donin les circumstàncies esmentades, caldrà refer el pla en tots els aspectes que siguin necessaris: redacció, formació i implantació, tal com es va fer en un inici.
Des del Departament Jurídic de PIMEC, novament ens fem ressò d’aquesta necessitat d’assessorament per a les pimes i posem a la teva disposició aquest nou servei de Prevenció Penal per tal de donar compliment al que estableix el Codi Penal.
Més informació:
DEPARTAMENT JURÍDIC I LABORAL
Sr. Vicenç González
Telèfon: 93 496 45 00
Correu electrònic: vgonzalez@pimec.org
Aquest model és el que s’ha denominat “”Compliance program”” o “”Pla de prevenció penal””, un sistema d’autoregulació de què es dota una societat que adquireix el compromís de tractar d’impedir que en el seu nom i benefici es realitzin actes delictius. La Llei no defineix exactament quina forma ha d’adoptar el pla però sí quins objectius ha de complir perquè efectivament expressi el compromís inequívoc de prevenció.
El “”compliance officer””
L’Article 31 bis 2.2a del Codi Penal disposa: “”La supervisió del funcionament i del compliment del model de prevenció implantat ha estat confiada a un òrgan de la persona jurídica amb poders autònoms d’iniciativa i de control, o que tingui encomanada legalment la funció de supervisar l’eficàcia dels controls interns de la persona jurídica””.
La llei obliga que existeixi aquesta figura encarregada de vetllar pel compliment del pla. La idea és que sigui una persona o òrgan independent, autònom respecte a l’administració de l’empresa, ja que l’òrgan d’administració també ha de ser controlat. Tan sols en el cas d’empreses de petites dimensions, que són aquelles autoritzades a presentar un compte de pèrdues i guanys abreujat, aquesta funció la pot exercir el mateix òrgan d’administració.
Per tant, la primera decisió que ha de prendre la societat és si vol un “”compliance officer”” intern o extern. Des del Departament Jurídic de PIMEC posem a la teva disposició aquest servei.
Per a la implantació del model es distingiran quatre fases que cronològicament serien les següents:
FASE 1. Detecció dels riscos
En primer lloc cal detectar els delictes de la llista tancada del Codi Penal que es poden arribar a produir, és a dir, les casuístiques que entrarien en cada un dels tipus, amb quina probabilitat es poden produir i quines mesures es poden adoptar per intentar evitar-les.
Per a això és imprescindible visitar l’empresa i analitzar, des de la perspectiva de cada delicte, les activitats socials, com es duen a terme, i quines situacions fàctiques poden entrar en algun dels tipus, sempre tenint present que, en el cas de gestors i representants legals dels delictes, han de ser comesos en nom o per compte de la societat i en el seu benefici directe o indirecte, i, en el cas dels seus subordinats, en l’exercici d’activitats socials i també en benefici directe o indirecte de la societat.
Perquè quedin delimitats formalment els riscos que abordarà el pla i la solució preventiva prevista, s’elaborarà una fitxa per a cada delicte que inclourà:
El tipus (nombre d’article i text).
La llista de casuístiques que podrien entrar-hi per a cada empresa concreta.
El grau de probabilitat alta, mitjana o baixa que succeeixin aquests fets, de manera que es dediquin més recursos o més esforç al seu control.
Quina mesura preventiva s’ha d’adoptar en cada cas per tractar de prevenir el delicte.
El temps de durada d’aquesta fase dependrà de la complexitat i dimensions de l’empresa.
FASE 2. Redacció del pla de prevenció
Consistirà en l’elaboració d’un document o manual que reculli les mesures de prevenció a adoptar obtingudes en la fase 1 i adaptades a l’organització i activitats de l’empresa. Així mateix recollirà la figura del “”compliance officer””, les seves funcions, el funcionament de la cadena de denúncies, el sistema de sancions i el sistema de verificació periòdica i readaptació del pla quan sigui necessari.
Serà un document pràctic en el sentit que la seva lectura sigui fàcil per a tothom, és a dir, que no permeti defensar l’argument que la informació no era accessible a les persones implicades.
El document inclourà els següents capítols:
1. Les fitxes dels delictes elaborades en la primera fase.
2. Les obligacions i precaucions que ha de prendre cada persona concreta en la realització de les seves activitats socials que resultin necessàries per evitar els delictes.
3. Definició de l’òrgan de control del pla, si és intern o extern. En el primer cas s’indicarà quina persona o persones de la societat exerciran aquesta funció, així com l’òrgan de control que porti a terme la funció de vigilància en relació al fet que s’estan seguint les normes preventives adoptades, com controlarà que el personal implicat i el que s’incorpori a la societat reben la formació preventiva, que essencialment consistirà a verificar que coneixen el pla; i, finalment, com atendrà les denúncies rebudes i l’aplicació de les sancions previstes.
4. El model de formació del personal i qui la durà a terme.
5. El disseny de la cadena de denúncies que permeti complir la prescripció de la Llei que obliga a informar de possibles riscos i incompliments a l’òrgan supervisor (31.bis.5.4t CP). Aquest canal pot ser també extern a la societat. En qualsevol cas aquest òrgan implementarà els mitjans necessaris perquè ningú pugui al·legar la falta d’un mecanisme per poder fer-ho amb garantia de confidencialitat. En definitiva, com es comunicaran els fets dels quals es tingui notícia, a qui, i com s’ha d’acreditar que s’han comès.
6. El sistema de sancions previst per al cas d’incompliment de les obligacions que assenyali el pla (31.bis.5.5è CP).
7. El sistema per verificació periòdica que permeti readaptar el pla en funció de les infraccions que es produeixin o dels canvis en l’organització i activitats de la societat. (31.bis.5.6è CP).
FASE 3. Implantació
Un cop redactat el pla i decidida la figura del “”compliance officer””, s’hauran d’implementar les previsions redactades. Serà necessari:
Donar a conèixer el contingut del pla, procurant l’accés al document i realitzant la formació del personal.
Realitzar els canvis que siguin necessaris en els procediments de l’activitat social que permetin el compliment de les directrius de prevenció que estableix el pla.
Implantació de la cadena de denúncies.
FASE 4: Revisió periòdica del pla
Un altre requisit que imposa la Llei és la “”verificació periòdica del model i la seva eventual modificació quan es posin de manifest infraccions rellevants de les disposicions, o quan es produeixin canvis en l’organització, en l’estructura de control o en l’activitat desenvolupada que els facin necessaris”” (31.bis.5.6è CP).
Això vol dir que, en cas que es donin les circumstàncies esmentades, caldrà refer el pla en tots els aspectes que siguin necessaris: redacció, formació i implantació, tal com es va fer en un inici.
Des del Departament Jurídic de PIMEC, novament ens fem ressò d’aquesta necessitat d’assessorament per a les pimes i posem a la teva disposició aquest nou servei de Prevenció Penal per tal de donar compliment al que estableix el Codi Penal.
Més informació:
DEPARTAMENT JURÍDIC I LABORAL
Sr. Vicenç González
Telèfon: 93 496 45 00
Correu electrònic: vgonzalez@pimec.org